ホームページは公開後も手入れが必要
ホームページは、公開したら終わりではありません。
会社情報が変わる。サービス内容を直す。実績を追加する。問い合わせフォームが届くか確認する。管理画面や権限を見直す。
公開後にも、必要な作業はあります。
納品時点で見た目が整っていても、運用が決まっていなければ、サイトは少しずつ古くなります。古い情報が残り、問い合わせ導線が止まり、管理権限やバックアップも曖昧なままになることがあります。
ホームページの保守と運用は、壊れたときだけの対応ではありません。
会社サイトを使い続けるための管理です。
保守と運用は分けて考える
公開後の対応は、「保守」と「運用」に分けると考えやすくなります。
保守は、サイトを安全に動かし続けるための作業です。CMS、プラグイン、サーバー、フォーム、バックアップ、セキュリティ、不具合対応などが含まれます。
運用は、サイトを会社の情報発信や問い合わせにつなげるための作業です。お知らせの更新、実績追加、サービス内容の修正、写真差し替え、アクセス状況の確認などです。
この2つを混ぜると、「更新も全部やってくれると思っていた」「不具合対応だけの契約だった」という認識違いが起きやすくなります。
納品後に何を誰が見るのかを、最初に分けておくことが大切です。
古い情報は信用を落とす
会社サイトでは、古い情報が残りがちです。
営業時間、料金、サービス内容、対応地域、スタッフ情報、採用情報、キャンペーン、所在地などが変わっても、サイトに反映されないままになることがあります。
読者は、会社サイトを公式情報として見ます。
そこに古い情報が残っていると、問い合わせ前に不安を持たれたり、誤解を生んだりします。
ホームページは、一度作った資料ではありません。
更新される会社情報の置き場です。納品後に誰が更新するのか、どの情報はすぐ直すのか、どの更新は制作会社へ依頼するのかを決めておく必要があります。
問い合わせフォームは定期的に確認する
公開後に特に確認したいのが、問い合わせフォームです。
見た目は動いていても、メールが届かない、迷惑メールに入る、通知先が古い、自動返信が古い、スマホで入力しにくいといった問題が起きることがあります。
問い合わせフォームは、会社サイトの入口です。
ここが止まっていると、興味を持った人が連絡できません。しかも、フォーム不具合は外から見ただけでは気づきにくいことがあります。
納品後も、定期的にテスト送信を行い、担当者に届くか、自動返信が正しいか、迷惑メール扱いされていないかを確認する方が安全です。
WordPressなら更新管理が必要
WordPressなどのCMSを使っている場合、公開後の更新管理が必要です。
CMS本体、テーマ、プラグインは、機能追加や不具合修正、セキュリティ対応のために更新されます。
更新を長く放置すると、セキュリティリスクが高まります。
一方で、何も確認せずに更新すると、表示崩れやフォーム不具合が起きることもあります。
そのため、更新作業は「ボタンを押せば終わり」ではありません。
バックアップを取る。更新後に主要ページとフォームを確認する。問題が起きたときに戻せるようにする。こうした手順が必要です。
バックアップと復旧方法を決めておく
ホームページは、何らかの理由で壊れることがあります。
操作ミス、更新失敗、サーバートラブル、不正アクセス、ファイル削除、プラグイン不具合などです。
そのときに重要なのが、バックアップと復旧方法です。
いつの時点のデータが残っているのか。誰が復旧できるのか。どこまで戻せるのか。復旧にどれくらい時間がかかるのか。
バックアップがあると思っていても、実際には取得されていないことがあります。データベースだけで画像がない、取り出し方が分からないということもあります。
バックアップは、あるかどうかだけでなく、戻せるかまで確認しておくことが大切です。
管理権限と契約範囲を確認する
保守と運用では、管理権限の確認も重要です。
ドメイン、サーバー、CMS、アクセス解析、Search Console、問い合わせフォーム、メール、SNS連携など、誰が管理者権限を持っているかを整理しておきます。
制作会社だけが管理者権限を持っている状態、退職者のメールアドレスが管理者になっている状態、共有アカウントのパスワードが古いままの状態は危険です。
また、保守契約で何をしてもらえるのかも確認します。
軽微な文章修正は含まれるのか。不具合対応はどこまでか。CMS更新は含まれるのか。バックアップ確認はあるのか。緊急対応は別料金なのか。
ここが曖昧だと、納品後に認識違いが起きます。
アクセス解析は月に一度でも見る
Google AnalyticsやSearch Consoleを設定していても、誰も見なければ改善にはつながりません。
ただし、小さな会社サイトで毎日細かく分析する必要はありません。
月に一度でも、よく見られているページ、検索から来ているページ、問い合わせにつながっているページ、古い情報が残っているページを確認するだけで十分役に立ちます。
アクセス解析は、数字を眺めるためではなく、次に直す場所を見つけるために使うものです。
自社でやる範囲と依頼する範囲を分ける
納品後の対応は、すべて制作会社に任せる必要はありません。
お知らせ更新や写真差し替えなど、自社でできる部分もあります。一方で、CMS更新、セキュリティ対応、フォーム不具合、バックアップ復旧などは、専門知識が必要な場合があります。
大切なのは、自社でやる範囲と依頼する範囲を分けることです。
自社で更新するなら、操作マニュアル、ログイン権限、更新ルール、確認担当を決めておく。
制作会社に依頼するなら、対応範囲、依頼方法、納期、費用、緊急時の連絡方法を決めておく。
「困ったらそのとき聞く」だけでは、急ぎのときに対応できないことがあります。
まとめ
ホームページは、納品して終わりではありません。
公開後も、情報更新、問い合わせ確認、CMSやプラグイン管理、バックアップ、権限管理、アクセス解析、不具合対応が必要になります。
保守は、サイトを安全に動かし続けるための作業です。
運用は、会社情報を更新し、問い合わせや信頼につなげるための作業です。
誰が何を更新するのか。どこまで保守対象なのか。問題が起きたとき誰に相談するのか。
ここを決めておくことで、納品後に放置されにくくなります。
ホームページは作った瞬間ではなく、公開後にきちんと管理されてこそ、会社の情報発信として機能します。